Katharina Bittner

Von Katharina Bittner

26.03.2018

Mit digitaler Prozessoptimierung sparen Sie Kosten und Ressourcen

Komplizierte und ineffiziente Prozesse sind ein wesentlicher Grund für eine schlechte Kostenstruktur und Ihnen als Unternehmer deshalb ein Dorn im Auge. Zögern Sie nicht, Ihre Workflows zu modernisieren und zu digitalisieren, auch wenn es anfangs viel Aufwand zu sein scheint.

Wachstum stellt handfeste Herausforderungen an den Mittelstand

Der Mittelstand ist und bleibt einer der Motoren des Wirtschaftsstandort Deutschlands. So erfreulich die langfristig positive Entwicklung ist, sie bringt eine Menge Herausforderungen mit sich. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, Sie Ihre Geschäftsfelder erweitern oder neue Märkte erschließen, stehen auch innerhalb Ihrer Firma große Veränderungen an. Nicht immer können Sie diese mit allen Konsequenzen strategisch planen. Meist steht das Ergebnis im Fokus und gerade Strukturen und Prozesse entstehen oftmals „nebenbei“.  

Aufgrund der aktuellen Lage definieren Sie oder Ihre Mitarbeiter, wie diese in bestimmten Situationen vorgehen sollen. Entwickelt sich Ihr Unternehmen weiter, ändern sich auch die Rahmenbedingungen. Nicht immer lassen sich aber die definierten Abläufe unbegrenzt skalieren oder einfach auf eine veränderte Situation adaptieren. Plötzlich verschlingt ein einstmals sinnvoller Prozess eine Unmenge an personellen Ressourcen.


"Bordmittel" wie Excel & Co. können komplexe Prozesse nicht strukturieren.


Oftmals behelfen sich Mitarbeiter in solchen Situationen mit „Bordmitteln“. Leider sind Excel & Co. zur Strukturierung komplexer Prozesse schlecht geeignet. Kritisch wird es hier vor allem dann, wenn mehrere Personen oder Abteilungen zusammenarbeiten. Sobald verschiedene Versionen von Dokumenten im Umlauf sind oder Emails mit riesigen Verteilern die Postfächer verstopfen, werden die Abläufe schnell unübersichtlich und ineffizient.

Auch das Informationsmanagement ist in wachsenden Unternehmen eine Herausforderung. Informationen zu einem bestimmten Kunden oder Vorgang finden Sie in der Regel nicht zentral an einer Stelle, sondern überall im Unternehmen verteilt. Die Daten werden über verschiedene Kanäle und von verschiedenen Abteilungen erhoben und liegen sehr oft in unterschiedlichen Formaten vor. Um eine sinnvolle Bewertungsgrundlage für Ihre Entscheidungen zu haben, müssen sie erst alle Informationen zusammenführen.

Auch eine fehlende oder lückenhafte Dokumentation von Prozessabläufen stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, z.B. dann wenn langjähriges Personal in den Ruhestand geht und detailliertes Prozesswissen mitnimmt. Für Ihre neuen Mitarbeiter wird es in der Folge sehr schwierig, die gewachsenen Prozesse zu durchschauen und das Wissen aufzuholen.


Digitalisierung – was heißt das konkret?

Mit dem Begriff Digitalisierung wird der Wandel hin zu elektronisch gestützten Prozessen bezeichnet. Betriebsabläufe werden, statt wie bisher analog, mit Hilfe von Software und Kommunikationstechnik – also digital – abgewickelt. Die Digitalisierung ermöglicht eine schnellere und kostengünstigere Bearbeitung und verbessert damit die Wirtschaftlichkeit. Erreicht wird dies beispielsweise durch die Umwandlung von physischen Dokumenten und analogen Informationen in eine digitale Form, z.B. werden Briefe eingescannt, an einer zentralen Stelle im Unternehmen abgelegt und allen Mitarbeitern, die die enthaltenen Informationen benötigen, zugänglich gemacht.


Was bringt mir die digitale Prozessoptimierung? 

Es gibt viele Ansatzpunkte zur Optimierung. Zum einen kann der Prozess oder Workflow an sich im Rahmen eines Digitalisierungsprozesses hinterfragt und neu gestaltet werden. Darüber hinaus ermöglicht es die digitale Automatisierung, Prozessschritte zusammen zu fassen oder macht einzelne Schritte sogar gänzlich überflüssig. Sie vermeiden Papierberge und Versionenchaos und vermeiden das mehrfache Vorhalten von Daten ebenso wie Informationssilos, auf die nur einzelne Personen oder Abteilungen Zugriff haben. Das Personal, das bisher im Prozess gebunden war, wird entlastet und kann sich anderen, geschäftskritischeren Themen zuwenden.

Auch für Sie und Ihre Führungskräfte ergeben sich durch die Digitalisierung große Vorteile. Als Entscheider können Sie nicht immer über jedes Detail Bescheid wissen. Dennoch brauchen Sie eine valide Datenbasis für Ihre Entscheidungen. Ein automatisiertes System liefert Ihnen Daten und Auswertungen, die Sie zur Bewertung heranziehen können, ohne diese erst mühsam sammeln zu müssen oder durch Mitarbeiter aufarbeiten zu lassen. Eine digitale Lösung lässt sich zudem hervorragend modular aufbauen. Dadurch kann sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und Sie bleiben flexibel.

Welche Bereiche können besonders von einer Digitalisierung profitieren?

Sei es die Kommunikation mit Kunden in Marketing und Vertrieb, die Such- und Abstimmungsprozesse in der Beschaffung, komplexe Planungs- und Steuerungsthemen in der Produktion oder zeitkritische Logistikprozesse – immer dann, wenn komplexe Vorgänge mit einer Vielzahl von Beteiligten durchgeführt werden müssen, ist eine digitale Abbildung hilfreich. Das Potential für Einsparungen in diesen Bereichen ist gewaltig. Laut der Studie von Deloitte* hält eine deutliche Mehrheit der Unternehmen, die das Potential für die genannten Bereiche geprüft hat, eine Digitalisierung für sinnvoll. Gleichzeitig zeigt die Studie, dass eine Vielzahl von mittelständischen Unternehmen noch keine digitale Lösung in diesen Bereichen in Betracht zieht. Sie können sich also einen direkten Wettbewerbsvorteil schaffen, wenn Sie in diese Bereiche investieren.


Fazit: Warum Sie noch heute die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen anstoßen sollten

85% der von Deloitte* befragten Mittelständler bewerten die Effektivität der Digitalisierungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen als gut oder sehr gut. 88% sehen einen Zusammenhang zwischen den vorgenommen Maßnahmen und dem Unternehmenserfolgt, für knapp die Hälfte davon sind die Auswirkungen positiv bis sehr positiv. Konkret genannt werden unter anderem eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit, mehr Transparenz über Prozesse sowie bessere Möglichkeiten zur Unternehmenssteuerung.

Als mittelständischer Unternehmer profitieren Sie von den ureigenen Mittelstands-Merkmalen. Sie können schneller und unmittelbarer Entscheidungen treffen. Ihre knappen Ressourcen spornen Sie an, einen höchsteffizienten Prozess zu gestalten. Im Change Management sind sie flexibler und schneller.

Mit Hilfe der digitalen Prozessoptimierung sparen Sie Ressourcen und Geld und steigern Ihren Gewinn. Scheuen Sie sich also nicht, die Veränderungen anzupacken!

Sind Sie schon überzeugt, dass es in Ihrem Unternehmen Potential für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gibt und würden am liebsten direkt mit der Planung beginnen? Oder haben sich jetzt erst einmal ganz viele Fragen aufgetan? TELUTION unterstützt und berät Sie gerne. Melden Sie sich unter beratung(at)telution(dot)de oder 07146-88 9 11 12

 

*Quelle: Deloitte, Digitalisierung im Mittelstand, 2013. Aus der Studienserie „Erfolgsfaktoren im Mittelstand“