Katharina Bittner

Von Katharina Bittner

07.03.2018

Investition Unternehmenssoftware - individuell oder standardisiert?

Unternehmer, die Prozesse und Workflows im Unternehmen mit Hilfe von Software effizienter gestalten wollen, stehen vor einer großen Entscheidung. Welches System löst unsere Herausforderungen? Sollte es ein standardisiertes System sein oder ist vielleicht eine Individual-Lösung das Richtige? Wir haben Ihnen die wichtigsten Voraussetzungen zusammengestellt und vergleichen beide Lösungen.

Genaues Anforderungsprofil ist entscheidend

In einem ersten Schritt sollten Sie die Anforderungen, die Sie an die Anwendung stellen, genauestens definieren und festhalten. Welche Erwartungen haben Sie an das System? Welche Probleme soll es lösen? Welches Ergebnis wünschen Sie sich? Entscheidend ist, schon in der Evaluierungsphase die späteren Anwender mit einzubeziehen. Welche Anforderungen haben diese im Speziellen an das System? Das können neben fachlichen oder inhaltlichen Aspekten auch Usability Aspekte wie besondere Ansprüche an die Optik und die Beschaffenheit der Oberfläche oder eine intuitive Bedienbarkeit der Anwendung sein. Neben den Anwendern gibt es noch weitere Anspruchsgruppen, die berücksichtig werden sollten, wie z.B. die IT-Abteilung, die für die Einführung verantwortlich sein wird und eine reibungslose Integration der neuen Anwendung in die Software-Umgebung Ihres Unternehmens garantieren soll. Alle Anspruchsgruppen frühzeitig einzubeziehen, sorgt für eine erhöhte Akzeptanz der Software-Lösung.

Must-Haves für Software-Systeme

Neben den fachlichen Herausforderungen, die die Anwendung lösen muss, gibt es zwei wichtige formale Voraussetzungen.

  • Zukunftssicherheit: Da es sich meist um eine größere Investition handelt, ist es wichtig, dass das System skalierbar und flexibel ist und sich an Veränderungen, denen Unternehmen dauerhaft unterworfen sind, anpassen kann. Der Hersteller sollte zudem regelmäßig Updates anbieten, im Zuge derer Fehler oder Sicherheitslücken behoben und sinnvolle Features ergänzt werden.
  • Integrationsmöglichkeiten: In einer integrierten Systemlandschaft werden Daten grundsätzlich nicht mehrfach sondern nur im spezifischen System gepflegt. Weitere Anwendungen, die diese Daten benötigen, greifen auf das Spezialsystem zu. Dazu ist es wichtig, dass Ihre Software die entsprechenden Schnittstellen anbietet.

Den Anwender einbeziehen

Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die Sie im Rahmen einer Entscheidung für ein bestimmtes System berücksichtigen sollten.

  • Einer davon ist der generelle Ressourcen- & Wartungsaufwand. Er sollte möglichst niedrig sein und unbedingt vorab geprüft werden. Unabhängig von der gewählten Lösung ist er oft vor und während der Einführungsphase höher und pendelt sich dann während des regulären Betriebs auf einem niedrigeren Niveau ein.
  • Auch der Schulungsaufwand für eine Software sollte einen gewissen Rahmen nicht sprengen. Viele Anwendungen sind sehr mächtig und umfangreich und sind ganz ohne Schulung nicht sinnvoll nutzbar. Dennoch sollte das System so intuitiv zu bedienen sein, dass eine Grundlagen-Schulung für eine Basis-Nutzung ausreicht.
  • Schlussendlich ist die Einbeziehung der Anwender und Stakeholder in allen Phasen entscheidend für den Erfolg einer System-Einführung. Wird diese Komponente vernachlässigt, kann dies ein ganzes Software-Projekt zum Scheitern verurteilen.

Standardisierung verspricht eine schnelle Lösung

Eine Standard-Software bzw. eine Anpassungslösung ist bereits umfassend getestet und meist seit mehreren Release-Zyklen im Einsatz. Sie kann in der Regel nach einigen mehr oder weniger umfangreichen Anpassungen direkt eingesetzt werden. Updates sind Teil des Produktlebenszyklus. Die meist große Nutzer-Gemeinde gibt laufend Feedback zur Anwendung, dadurch wird die Software ständig verbessert. Die Verbesserungen werden finanziell auf das Kollektiv der Nutzer umgelegt.

Großer Nachteil ist jedoch, dass wichtige Neuerungen auch nur innerhalb der regulären Release-Zyklen wirksam werden. Die Umsetzung von Sonderwünschen ist entweder gar nicht möglich oder – im Falle einer Anpassungslösung - nur gegen teures Geld. Standard-Anwendungen sind zudem oft extrem umfangreich, da sie alle Anforderungen einer Branche oder eines Fachbereichs, manchmal des ganzen Unternehmens, abdecken müssen. Das erschwert die Arbeit mit Ihnen, macht sie unübersichtlich und führt zu einer verminderten Akzeptanz. Auf der anderen Seite decken Standard-Anwendungen wiederum nur einen Teil der individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Jedes Unternehmen nutzt eigene individualisierte Workflows und im Hinblick auf Software-Systeme lautet die Frage oft – muss der Workflow mit Rücksicht auf das System verändert werden oder greift die Software den individuellen Workflow auf? In der Praxis passen viele Unternehmen Ihre Abläufe an die Software an, statt umgekehrt, da sich die großen Systemhersteller die Customization teuer bezahlen lassen.

Schlank und maßgeschneidert: die Individual-Software

Größter Pluspunkt einer individuellen Software-Lösung ist die Anpassung an die unternehmens-eigenen Prozesse. Die Anwender haben die Möglichkeit, Funktionen und Design der Anwendung maßgeblich mitzubestimmen. Dadurch erzielen individuelle Lösungen eine hohe Akzeptanz und der Schulungsaufwand kann gering gehalten werden. Entwickelt werden grundsätzlich nur die Features, die ein Unternehmen auch wirklich benötigt. Das hält zum einen die Anwendung schlank, zum anderen die Kosten im Rahmen. Individuelle Software lässt sich modular aufbauen und wächst dann mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen mit. Webbasierte Anwendungen lassen sich zudem sehr einfach skalieren, ohne das hohe Hardware- & Lizenzkosten auf die Unternehmen zukommen.

Bedenken sollte man bei der Entscheidung für eine maßgeschneiderte Software, dass die Einführung sich verzögert und ihr eine längere Projekt- & Entwicklungsphase voran geht. Eine individuelle Software gibt es eben nicht von der Stange, sie muss zunächst entwickelt werden. Für ein Software-Projekt sollten je nach Größe etwa 3-24 Monate eingeplant werden. Bei der Entscheidung für eine Individual-Software sollte außerdem berücksichtigt werden, dass der Software-Lieferant in der Regel nicht über Fach- oder Branchenwissen innerhalb der jeweiligen individuellen Branche des Unternehmens verfügt. Dies bedeutet zusätzlichen Ressourcenaufwand für das Anwender-Unternehmen in Form von Know-How-Transfers zum Lieferanten. Der erhöhte Aufwand schlägt sich zu Beginn auch in höheren Kosten nieder, auf die lange Sicht sind individuelle Lösungen aufgrund der Passgenauigkeit aber deutlich günstiger.

Nun haben Sie eine erste Grundlage für Ihre Entscheidung pro oder contra Individual-/ Standard-Software. Vielleicht sind Sie sich jetzt schon ganz sicher, was für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist. Oder aber Sie haben noch ganz viele weiter führende Fragen zu diesem Thema. TELUTION unterstützt und berät Sie gerne. Melden Sie sich unter beratung(at)telution(dot)de oder 07146-88 9 11 12